Si estás estás proyectando la escalabilidad de tu negocio la dirección de proyectos será tu mejor aliada. Para ejecutar proyectos que provoquen un cambio en una organización no es tarea fácil, pero con estos consejos podrás aplicarlo fácilmente. ¡Vamos!

1. ¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos se trata de integrar los diferentes componentes de un proyecto para lograr un objetivo específico, durante las etapas de inicio, planeación, ejecución, monitoreo y control y cierre.

Para lograr metas específicas, toda organización, sin importar su tamaño, en algún momento debe emprender proyectos, con el fin de mejorar una operación o cumplir con alguna necesidad.

2. ¿Cuál es el rol de un Project Manager?

El mayor desafío de los directores de proyectos es cumplir con los objetivos del proyecto dentro de las restricciones establecidas.

Principales restricciones de un proyecto:

• Tiempo necesario para completar el proyecto
• Costos del proyecto
• El alcance del proyecto.

Como ya sabemos, un proyecto no hace parte de las operaciones diarias de un negocio, por eso es importante planear y estimar lo más exacto posible los recursos necesarios se requieren para concretar el proyecto.

Un director de proyectos debe poder mantener la calma y no estar tentado a empezar de manera inmediata el proyecto sin la planificación requerida. Los errores cometidos durante la etapa de planeación pueden resultar críticos, en términos de tiempo y costos, llevando el proyecto tal vez al fracaso.

Si hay algo muy claro, es que las personas que se dedican a la gestión de proyectos nunca tomarían uno para hacerlo fracasar y todo eso es gracias a que se basan en pasos preestablecidos y estudiados de la gestión, los cuales permiten el logro de los objetivos del proyecto.

3. Fases de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos se compone de etapas que se desarrollan a lo largo de la matriz de procesos y son las siguientes:

• Iniciación
• Planeación
• Ejecución
• Monitoreo y control
• Cierre y finalización.

4. Beneficios de gestionar los proyectos

• Flujos de trabajo optimizados
• Fomenta y potencia el trabajo en equipo
• Excelente para mejorar la comunicación inter area
• Disminuye imprevistos y errores
• Disminuye costos gracias a la planificación presupuestaria
• Aumenta las probabilidades de éxito en la ejecución del proyecto
• Evita la puesta en marchas de proyectos que pueden fracasar

5. 3 Claves de la gestión de proyectos

Lleva un registro de absolutamente todo

Esto quiere decir que cualquier cosa que se diga o que se decida en una reunión quede registrado con las ideas que se dijeron en ese momento. Y no solo las ideas, si no también as decisiones que se tomaron en ese momento. Para esto, sería de gran ayuda algún tipo de plataforma donde se pueda volcar toda esta información y todos sean conscientes de lo conversado.

Plantea los siguientes pasos después de cada fase

Después de cada sprint o sesión de trabajo que se haga es importantísimo que todo el mundo sepa cuáles son los siguientes pasos a llevar a cabo, es muy importante siempre después de terminar algo, que queden muy claros y muy definidos cuáles son los siguientes caminos a tomar.

Haz un seguimiento adecuado de las tareas

El rol de las personas que van a ejecutar esta tarea, en qué punto está esa tarea, si se está haciendo o si has terminado, si falta mucho si falta poco y además las fechas claras. Unos deadlines claros para que nadie se pierda a lo largo de ese proceso.

Incorpora tecnología

Para que la gestión de proyectos funcione a la perfección no podemos dejar de lado aquel detalle que hará que seas completamente eficiente y preciso. Existen diversas herramientas digitales para la gestión de proyectos, entonces, una herramienta para el proyecto y un CRM para tus resultados, y estás listo para proyectar tu crecimiento.

6. Conclusión

No importa si el proyecto es grande, complejo, internacional o pequeño, sencillo o local; lo importante para un director del proyecto es seguir los procesos de acuerdo al marco teórico y de esa manera poder asegurar una implementación sin mayores traumatismos y facilitar al director del proyecto a completar los entregables oportunamente, y dentro de las restricciones.

Entre los grupos de procesos y áreas de conocimiento están definidas todas las funciones de la gestión de proyectos requeridas para lograr los objetivos y completar el proyecto. Dicho de otra manera, la gestión de proyectos exitosa es el pegante que mantiene la cohesión del proyecto, para que el esfuerzo invertido no se caiga en pedazos.

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