Los equipos remotos están creciendo cada vez más. Cada día son más las empresas que están apostando a esta modalidad debido a sus múltiples beneficios, tanto para la empresa como para sus colaboradores.

A continuación te vamos a contar 4 claves que debes aplicar en tus equipos remotos para aumentar su eficiencia y productividad. ¡Comencemos!

1. Establece un plan de comunicación bidireccional

Cómo hablamos en ocasiones anteriores la comunicación debe ser bidireccional. De nada sirve que el emisor transmita un mensaje y el mismo no obtenga su tan necesario feedback.

En la gestión de equipos remotos la comunicación es uno de los pilares fundamentales, debes estar en contacto permanente con tu equipo para obtener su confianza y por supuesto, lograr los objetivos propuestos.

La forma de comunicarse en equipos remotos debe ser más clara y concisa que en la presencialidad. Al no encontrarse físicamente cerca puede que todo se torne lejano y erróneo, con eso debes estar muy atento.

Conejos para obtener mejor comunicación con tu equipo remoto:

• Fomenta el trabajo en equipo por proyectos
• Mantente empático con tu equipo
• Revisa cómo se encuentra el equipo a nivel emocional
• Preocupate constantemente por sus motivaciones
• Organiza encuentros virtuales con fines sociales
• Se flexible con tu equipo, se sentirán más cómodos y ganarás su compromiso
• Reconoce a tus colaboradores a solas y en público
• Fomenta la transparencia: debes ser lo más transparente posible para recibir lo mismo por parte de ellos. Comunicarse con libertad es fundamental en equipos remotos.
• Reúnete constantemente sin ser invasivo. Las reuniones de hasta 25 minutos suelen ser más productivas según el método Pomodoro.
• Fomenta las cámaras encendidas: el lenguaje no verbal es clave para la comunicación

2. Establece objetivos claros y monitorea su progreso

Tus colaboradores deben tener en claro cuál es el principal objetivo de la compañía y como los suyos se van a alinear con ella. Ayuda a tu equipo mediante el planteamiento de objetivos a establecer prioridades y procura establecer una guía clara de cómo deben ir ejecutando sus tareas.

Para lograr un mejor planteamiento de objetivos y apostar a productividad puedes basarte en la metodología smart: objetivos específicos, medibles, alcanzable, relevante y con fechas determinadas.

Plantear los objetivos de manera razonable te traerá múltiples beneficios: el equipo se mantendrá ordenado, optimizarán el tiempo en la consecución de los proyectos, todo el equipo trabajará con misma meta y fomentarán el trabajo colaborativo.

Consejos para el establecimiento de objetivos:

• Establece objetivos generales y específicos
• Establece plazos para cada tarea
• Documenta los objetivos del equipo y los individuales
• Da lugar al error: intenta ser flexible y establecer márgenes de errores en su consecución
• Da a conocer cuales son las consecuencias del no cumplimiento
• Establece métricas para medir los objetivos
• Monitorea constantemente (sin ser invasivo) para anticiparte a posibles problemas
• Incluye reuniones uno a uno para hacer seguimiento en plazos darios o semanales.
• Transmite de manera sincera, independientemente de sus objetivos, que su rol en la empresa es de mucha importancia.
• Hazles saber el impacto que tienen sus tareas en el sector y la organización

3. Acompaña a tus colaboradores

A continuación trataremos temas más emocionales. Puedes ponerte por un momento en los zapatos de tu equipo y pensar que se encuentran aislados en sus hogares y esto puede producir cierta desconexión en tu equipo.

Si bien, el trabajo remoto es tendencia y las nuevas generaciones sienten pasión por el, también tiene sus aspectos negativos.

La desconexión, la falta de contacto humano, el clima laboral del equipo, los momentos de ocio o social con sus compañeros son faltantes claves que pueden afectar por momentos la motivación y la pérdida de foco.

Antes de concentrarte en sus tareas y en sus objetivos, primero debes concéntrate en que son personas, y que necesitan en la lejanía un poco de flexibilidad y confianza. Nada mejor para ellos que sentir que su líder confía en que ellos son capaces de lograr los objetivos de corto y mediano plazo.

Si te centras en controlarles cada movimiento, obtendrás de ellos menor sinceridad y afectarán al clima armonioso y de dinamismo que habías logrado con el trabajo remoto.

Algunos consejos para acompañar a tus colaboradores en el trabajo remoto:

• Inclúyelos en las comunicaciones como si se encontrarán presenciales
• Pídeles opiniones en cuanto a proyectos y decisiones. Sentirse valorados en su equipo es clave para la motivación.
• Pídeles feedback sobre tu rol de líder
• Preocúpate por su situación remota: necesidades y motivaciones
• Establece instancias de presencialidad con fines sociales
• Encuéntrate con ellos en días festivos o de cumpleaños
• Propone detalles que contribuyan al salario emocional
• Establece instancias de capacitación para fortalecer los vínculos entre colegas.
• Recuérdales eventualmente los beneficios de trabajar de manera remota

4. Implementa herramientas para centralizar la información

4.1 Herramientas de comunicación

Ya sea que en tu empresa se trabaje 100% remoto, o que teletrabajan eventualmente, implementar una herramienta de conversación resultaría una gran opción.

Estas herramientas contribuyen a la cercanía, a la hiperconectividad, al trabajo colaborativo y a la fluidez. El trabajo remoto ha llegado para quedarse y qué mejor manera de recibirlo que con flexibilidad en la metodología de trabajo.

Intenta probar distintas alternativas de herramientas que ayuden al equipo a sentirse más unido y más parecido al trabajo presencial posible.

Algunas de las herramientas que puedes probar son:

• Slack
• Hangouts
• Google Meet
• Zoom

4.2 Herramientas de gestión de tareas

Evita que tu equipo llegue al final de día sin haber cumplido sus objetivos diarios. En el trabajo remoto aprender a gestionar el tiempo y establecer prioridades resulta clave para el óptimo desempeño del equipo.

Este tipo de herramientas te ayudarán a fomentar el trabajo colaborativo, la optimización del tiempo, comunicación fluida con tu equipo, podrás observar desde allí el desempeño de los proyectos, te ayudarán a realizar planificaciones más realistas y eficientes.

Algunas herramientas de gestión de tareas:

• Google Calendar
• Trello
• Click Up

4.3 Centralizador de información

Para una mayor eficiencia en tus equipos remotos, lo ideal es contar con una plataforma omnicanal. Contar con un sistema donde puedas centralizar toda la información: ventas, clientes, marketing, etc, será crucial para que todo tu equipo maneje la misma información y le encuentren en un mismo lugar.

Algunas ventajas de centralizar la información en una plataforma omnicanal son: información unificada, optimización del tiempo, rapidez frente a los clientes, visión integral de tus colaboradores sobre la empresa.

Prueba Livebeep de manera gratuita y forma parte de la transformación digital

5. Conclusión

Las personas prefieren el home office, ya que les permite combinar y alinear sus tareas personales y sus tareas profesionales. Por ello, como líder o como empresa debes preparar a tu equipo para que la productividad y la motivación no decaigan.

La clave para los equipos remotos es que exista la mayor confianza posible entre líderes y equipo. Por último, ayuda a tu equipo a valorar la autonomía y flexibilidad que permite el remoto, sin descuidar el cumplimiento.